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Política del Sistema de Distribución Global de Southwest

Última actualización: 29 de noviembre de 2022

Aviso importante: los fondos del GDS no utilizados con vencimiento posterior al 28 de julio de 2022 serán elegibles para ser convertidos en créditos de vuelos de Southwest que no vencen. Los fondos que vencieron antes del 28 de julio de 2022 no son elegibles para una conversión.

Anexo de agente de viajes

Tabla de contenidos

    Introducción Definiciones Política general de distribución
  1. Aplicación de la Política general de distribución
  2. Autorización para vender servicios de transporte en Southwest Airlines
  3. Políticas y procedimientos de Southwest Airlines
  4. Tarifas disponibles a través del GDS
  5. No disponible a través del GDS
  6. Reservaciones
  7. Política de distribución del transportador
  8. Números de Rapid Rewards en una reservación
  9. Boletos de Rapid Rewards en los Canales del GDS
  10. Política por no presentarse
  11. Tarifas
  12. Información sobre tarifas
  13. Reglas tarifarias generales (política de precio de tarifas y cambios sobre viaje en el mismo día (voluntario))
  14. Tarifas para militares y el gobierno
  15. Entradas
  16. Conexiones al día siguiente
  17. Tiempo límite de emisión de boletos
  18. Formas de pago
  19. Restricciones sobre la revalidación de boletos
  20. Restricciones sobre reembolsos y nueva emisión de boletos
  21. Viajero joven
  22. Cambios voluntarios
  23. Cancelaciones y políticas de intercambio
  24. Boletos Wanna Get Away y Wanna Get Away Plus
  25. Política de corrección del nombre
  26. Check-In
  27. EarlyBird Check-in
  28. Compra de EarlyBird en el GPS
  29. Interrupciones en el servicio / Operaciones irregulares (IROP)
  30. Política IROP
  31. Cambios en la programación y política de reemisión/revalidación de boleto
  32. Alertas de viaje con códigos de exención
  33. Notificación móvil (NM) de interrupciones en el servicio que afectan viajes
  34. Auditoría y notas de débito
  35. Aviso de la aplicación de la política de reservación - Auditoría
  36. Política de notas de débito - Informe

INTRODUCCIÓN

Southwest Airlines Co. ("Southwest Airlines") busca aumentar los medios de distribución de sus servicios de transporte para la comunidad empresarial y adoptar esta Política del Sistema Global de Distribución ("Política") para ese propósito. 

Esta Política se aplica a la venta por parte de agentes autorizados, incluidas las Compañías de Gestión de Viajes ("TMC"), de transporte que realice Southwest Airlines mediante los Servicios de Distribución Global ("GDS") para facilitar esas ventas. La Política tiene como fin ser guía para los agentes autorizados/TMC y proveedores del GDS aprobados; no crea obligaciones legales de Southwest Airlines para con ninguna de las partes.

La venta de transporte realizada por Southwest Airlines está sujeta a, y regulada exclusivamente por, el Contrato de Transporte ("COC") de Southwest Airlines y los Términos y condiciones que el COC incluye. Ninguna otra parte distinta a Southwest Airlines está autorizada para cambiar los términos y condiciones del COC o para crear alguna obligación o responsabilidad de parte de  Southwest Airlines que no se estableció explícitamente en el COC.

Sujeto a condiciones específicas, excepciones y limitaciones provistas en esta Política y/o el COC, los agentes de boletos autorizados/TMC pueden actuar en nombre de Southwest Airlines en la venta de servicios de transporte para Southwest Airlines conforme al COC.



DEFINICIONES

  • Agente significa, para los fines de esta Política, cualquier agente de boletos, incluido cualquier TMC, que esté autorizado a vender servicios de transporte para Southwest Airlines.
  • Tarifa Business Select es una tarifa con embarque prioritario y reembolsable. Los boletos de tarifas Business Select se pueden intercambiar por nuevos viajes y están sujetos al cobro de cualquier tarifa adicional. Los boletos con una nueva emisión adquieren la fecha de validez del boleto original y deben completarse dentro del año desde la fecha de emisión del boleto original
  • Transportador significa Southwest Airlines Co. y sus funcionarios, empleados, contratistas y agentes que actúan en carácter de oficiales.
  • EarlyBird Check-in es una opción de check-in automático (disponible con una tarifa adicional) que se realiza antes del check-in tradicional de 24 horas de Southwest Airlines.
  • Funcionamiento Irregular significa una demora o cancelación de un vuelo de Southwest Airlines dentro de las 72 horas de la partida programada originalmente. 
  • Tiempo máximo de conexión significa el tiempo máximo permitido entre dos vuelos de conexión para vuelos en Southwest Airlines, como lo informa Southwest Airlines a través de ATPCO. El tiempo máximo de conexión se puede exceder por funcionamiento irregular. 
  • Tiempo mínimo de conexión significa el tiempo mínimo permitido entre dos vuelos de conexión por Southwest Airlines, como lo informa Southwest Airlines a través de  ATPCO. Los tiempos mínimos de conexión varían según el aeropuerto y la temporada, y pueden modificarse con el tiempo. Tenga en cuenta que Southwest Airlines no tiene ningún acuerdo entre compañías o de código compartido.
  • Orden de Cargos Varios ("MCO") es un documento aprobado por IATA y emitido por las agencias de viaje con acreditación de ARC para procesar el pago de efectivo y cheques para viajes en Southwest Airlines, y que retiene un valor residual por los boletos no reembolsables.
  • Ida significa servicios aéreos programados por el Transportador desde un aeropuerto de origen a un aeropuerto de destino.
  • Pasajero es toda persona, excepto los miembros de la Tripulación que trabajan en el vuelo, que se transporta o se transportará en la aeronave con el consentimiento de la Aerolínea y esté sujeto al Contrato de Transporte.
  • PNR es el número alfanúmérico de confirmación electrónica de seis dígitos emitido por la Aerolínea o un Agente de boletos, el cual posibilita el transporte del Pasajero, quien ocupa un único asiento.
  • Servicios aéreos programados significa cualquier vuelo actual o futuro publicado en el sitio web del Transportador o en un sistema de reservación por computadora que usa el Transportador.
  • Información de pasajero de seguridad en vuelo (SFPD) es la información (nombre completo, fecha de nacimiento, género) que se requiere que proporcionen todos los pasajeros al momento de comprar el boleto o cuando intentan comprar el boleto, de acuerdo con el programa de Información de Pasajero de seguridad en vuelo de la Administración de Seguridad del Transporte.
  • Los créditos de vuelos de Southwest Airlines son fondos de boletos no usados o usados parcialmente que se pueden aplicar a la compra de un viaje futuro en Southwest Airlines. Estos créditos sólo se pueden canjear a través de los canales directos de Southwest Airlines y no se pueden usar en ningún GDS.
  • Solicitudes de servicio especial son las solicitudes de los pasajeros por servicios especiales, que incluyen, entre otros, silla de ruedas, oxígeno y servicios para la deficiencia auditiva o visual.
  • Tiempo límite de emisión de boletos (TTL) significa el período tal como se emplea en la sección 14.
  • La validez del boleto es de un año a partir de la fecha de emisión del boleto original. La totalidad del viaje debe completarse en el plazo de un año a partir de la fecha de emisión del boleto original.


POLÍTICA GENERAL DE DISTRIBUCIÓN

  1. Aplicación de la Política general de distribución
    • 1.1 Esta Política es válida para boletos vendidos a través de proveedores del GPS con total participación en Southwest Airlines.
    • 1.2. Los proveedores de GDS aprobados actualmente con total participación son:
      • 1.2.1. Apollo
      • 1.2.2. Galileo
      • 1.2.3. Worldspan
      • 1.2.4. Amadeus
      • 1.2.5. Sabre
  1. Autorización para vender servicios de transporte en Southwest Airlines
    • 2.1. Southwest Airlines es una aerolínea participante de la Corporación de Informes de Aerolíneas (ARC) y usa un método de Designación Específico para la designación de agencias de viajes a los nuevos solicitantes de Agentes de boletos y solicitantes que experimentan cambio de propietario de Tipo II o V.​​​​​​
      • 2.1.1. Southwest Airlines aplica estándares de designación adicionales y diferentes a los de la ARC y los Agentes de Boletos deben presentar una solicitud a Southwest Airlines para obtener autorización para emitir boletos. Cualquier duda sobre este proceso debe ser remitido a  TMCRelations@wnco.com
    • 2.2. La capacidad de un Agente de boletos de vender servicios de transporte para Southwest Airlines está sujeta al cumplimiento de las políticas y guías de Southwest Airlines con respecto a la reservación, la disponibilidad de inventario, la emisión de boleto, el reembolso, el intercambio, los impuestos, etc.  La falta de cumplimientos de estas políticas y guías, y la violación de las políticas de Southwest Airlines resultarán en la pérdida de la capacidad de un Agente de boletos de vender servicios de transporte para Southwest Airlines. Southwest Airlines se reserva el derecho de recuperar las pérdidas asociadas con las acciones del Agente de boletos a través de diversos canales disponibles de forma independiente o conjuntamente con los procesos de las ARC.
    • 2.3. Un Agente de boletos es totalmente responsable por cualquier acción que realicen sus subagentes, contratistas, ayudantes y cualquier otra persona que pueda controlar una reservación realizada en su nombre
  1. Políticas y procedimientos de Southwest Airlines
    • 3.1. Los Pasajeros con Boleto emitido por el GDS estarán sujeto a las mismas condiciones que los Pasajeros de canal directo según el  Contrato de Transporte de Southwest Airlines
    • 3.2. Esta Política del GDS está sujeta a cambio en cualquier momento, sin previo aviso, y es responsabilidad del Agente de Boleto conocer y seguir todas las políticas actuales de Southwest Airlines
    • 3.3. Los Pasajeros con boleto emitido por el GDS deben tener conocimiento de las políticas establecidas en los carteles de Southwest Airlines.
  1. Tarifas disponibles a través del GDS
    • 4.1. Las siguientes tarifas están disponibles y se pueden reservar a través del GDS:
      • 4.1.1. Tarifa Business Select y cualquier clase de tarifa subsiguiente con las mismas características
      • 4.1.2. Tarifa Anytime y cualquier clase de tarifa subsiguiente con las mismas características
      • 4.1.3. Tarifas para el gobierno, militares y personal civil de EE.UU.
      • 4.1.4. Wanna Get Away Fare o Wanna Get Away Plus y cualquier clase de tarifa subsiguiente con las mismas características
  1. No disponible a través del GDS
    • 5.1 Las siguientes opciones no están disponibles para reservaciones a través del GDS y Southwest Airlines deberá agregarlas directamente al itinerario reservado en los GDS. Tenga en cuenta que cada servicio adicional generalmente requiere una reservación con boleto antes de agregar el servicio opcional.
      • 5.1.1. Mascotas. Los viajes con mascotas son gestionados por Personal de Southwest Airlines en el aeropuerto. Visite https://www.southwest.com/pets/
      • 5.1.2. Exceso de equipaje. Los cargos por equipaje con sobrepeso, tamaño superior al permitido o artículos adicionales sólo se pueden pagar en el aeropuerto. Consulte las Políticas sobre equipaje documentado de Southwest Airlines para conocer los detalles: https://www.southwest.com/html/customer-service/baggage/checked-bags-pol.html
      • 5.1.3. Pase para Acompañantes. Los Miembros de Rapid Rewards primero deben tener una reservación con boleto realizada a través del GDS y reservar el vuelo del Acompañante a través de Southwest Airlines al elegir la opción de reserva de Pase para Acompañante de Rapid Rewards en Southwest.com, o llamar a nuestro número de reservaciones gratis al 1-800-435-9792, y notificar al Representante al Cliente que se utilizará un Pase para Acompañante de Rapid Rewards. Visite https://www.southwest.com/html/customer-service/faqs.html?topic=rapid_rewards_program_terms_and_conditions&question=rules_and_regulations#
      • 5.1.4. Asiento adicional. Los Pasajeros que soliciten un asiento adicional (Clientes de mayor tamaño, equipos grandes tales como un instrumento, etc.) pueden llamar al 1-800-435-9792 para reservar el asiento adicional. Para obtener más información acerca de la Política de asiento adicional de Southwest, visite https://www.southwest.com/help/additional-travel-accommodations/extra-seat-policy
      • 5.1.5. Menores de edad viajando solos. No se permiten viajeros de entre 5 y 11 años viajando solos en el GDS. Llame al 800-435-9792 o visite: https://www.southwest.com/help/additional-travel-accommodations/unaccompanied-minors-flying-alone Recuerde que la emisión de boletos para un Menor de edad viajando solo resultará en una nota de débito
      • 5.1.6. Tarifas en oferta determinadas/tarifas promocionales para mercados específicos. (por ejemplo, nuestras ofertas WOW de 2X por año) o tarifas que se iniciaron para promocionar ofertas específicas, como las tarifas para el lanzamiento de un nuevo mercado.
      • 5.1.7. Tarifas para partidos competitivos determinados. Algunas tarifas básicas en clase económica que no se ofrecerán a través del GDS
      • 5.1.8. Transferibilidad. Los cupones abiertos en un boleto usado parcialmente no se pueden transferir. Por ejemplo: la ida se completó; la vuelta no se completó

RESERVACIONES

  1. Políticas de distribución del Transportador
    • 6.1. Cantidad máxima de Pasajeros en una reservación del GDS
      • 6.1.1. Southwest Airlines permite 8 pasajeros como máximo en una reservación; el 9° pasajero debe estar en otra reservación.
        • 6.1.1.1. Para grupos de 10 o más, comunícate con Reservaciones para grupos de Southwest Airlines al 1-800-433-5368
    • 6.2. Tiempo máximo de conexión
      • 6.2.1. Todo itinerario confeccionado que exceda el tiempo máximo de conexión informado de Southwest Airlines se cotizará y funcionará como segmentos individuales de ida
    • 6.3. Tiempo mínimo de conexión
      • 6.3.1. Los Agentes de boletos no pueden reservar itinerarios con tiempos de conexiones más cortos que el tiempo mínimo de conexión publicado por Southwest Airlines a través del GDS
      • 6.3.2. Los Agentes de boletos son responsables de cualquier irregularidad en los viajes ocasionada por la falta de cumplimiento de esta guía y las conexiones no estándares de reservación
    • 6.4. Descuentos corporativos
      • 6.4.1. Los Agentes de boletos que reservan en nombre de una corporación y tienen un descuento a través de Southwest Airlines deben usar las instrucciones que se le proporcionan a la corporación
    • 6.5. Métodos de contacto con los Clientes para notificaciones operativas
      • 6.5.1. Southwest Airlines le permite a los Agentes de boletos que proporcionen los métodos de contacto de los Pasajeros a través de los siguientes campos:
        • 6.5.1.1. CTCE (Email)
        • 6.5.1.2. CTCM (Número de teléfono móvil)
          • 6.5.1.2.1 Incluya el prefijo del código de país cuando se indique en el CTCM o el Cliente no pueda recibir notificaciones móviles (para EE.UU., agregue el prefijo +1)
        • 6.5.1.3. CTCR (rechaza contacto)
      • 6.5.2. Consulte con su proveedor de GDS para recibir instrucciones específicas sobre el formato del CTC
  1. Números de Rapid Rewards en una reservación
    • 7.1. Los boletos por GDS obtienen Rapid Rewards en la misma proporción que los boletos por canal directo
    • 7.2. El nombre en la reservación debe coincidir exactamente con el nombre en la cuenta de Rapid Rewards para ganar puntos
    • 7.3. Si no se incluye el número de Rapid Rewards del Cliente al momento de la reservación, se debe agregar mediante uno de los siguientes métodos:
    • 7.4. Las reservaciones en el GDS a las que se les agregue un número de Rapid Rewards después de realizar la reservación inicial no acumulan puntos para viajar. Los Clientes pueden solicitar puntos de vuelos anteriores con la confirmación de su reservación a través de "Mi cuenta" de Rapid Rewards® en Southwest.com
  1. Boletos de Rapid Rewards en los Canales del GDS
    • 8.1. El canal del GDS no admite reservaciones con puntos de Rapid Rewards. Todos los canjes de puntos se deben realizar a través de los canales directos de Southwest Airlines.
  1. Política por no presentarse
    • 9.1. Como se estableció en el Contrato de Transporte, todos los Pasajeros que no puedan cancelar su(s) vuelo(s) diez minutos antes de la salida programada están sujetos a las siguientes políticas por No presentarse:
      • 9.1.1. Tarifas Wanna Get Away o Wanna Get Away Plus: los segmentos se cancelan automáticamente y todos los créditos se pierden
        • 9.1.1.1. Los boletos emitidos a través del GDS Apollo verán estos boletos actualizados como "Q" en el estado del cupón, si un Cliente no se presenta a su vuelo
        • 9.1.1.2. Los boletos emitidos a través del GDS Worldspan verán estos boletos actualizados como "No disponible" en el estado del cupón, si un Cliente no se presenta a su vuelo
      • 9.1.2. Tarifas Business Select o Anytime: se cancelan automáticamente todos los segmentos y los fondos permanecen en el boleto para su uso futuro en Southwest Airlines, dentro del año de emisión
      • 9.1.3. Tipos de tarifa mixtas: se cancelan automáticamente todos los segmentos y los segmentos con tarifas individuales respetan las reglas asociadas con el tipo de tarifa

Tarifas

  1. Información sobre tarifas
    • 10.1 Puede encontrar información sobre los tipos de tarifa de la marca aquí:
      https://www.southwest.com/tmc/
      • 10.1.1. Consulte la Información de tarifas para conocer las características de las distintas opciones de reservación de Southwest Airlines aquí: https://www.southwest.com/html/air/fare-information.html (Consulte la sección 4 para las tarifas que pueden y no pueden reservarse a través del GDS.)
      • 10.1.2. Tarifa significa el precio pagado para el transporte, incluidos todos los impuestos y cargos obligatorios. No incluye cargos complementarios para servicios opcionales.
  1. Reglas generales sobre tarifas
    • 11.1 Política de precios para tarifas
      • 11.1.1. No se garantiza el precio ni la disponibilidad de la tarifa hasta que se emite el boleto
    • 11.2 Cambios de viajes en el mismo día (voluntario)
  1. Tarifas para militares y el gobierno
    • 12.1 Tarifas para militares
      • 12.1.1. Las reglas completas sobre tarifas con descuento para militares se encuentran en las reglas del cotizador de tarifas
      • 12.1.2. Estas tarifas se aplican al personal de servicio activo militar de EE.UU., incluidos reservistas,
        miembros de la Guardia Nacional y miembros de la Guardia Costera con pedidos activos.
        Personal militar de EE.UU. dado de baja que viaje dentro de los siete días de la baja
        con copia de los pedidos.
        • 12.1.2.1. Estas tarifas también se aplican a los dependientes del personal
          del servicio activo y dependientes de cónyuges de servicio militar activo que hubieran fallecido mientras cumplían función.
        • 12.1.2.2. A los cadetes/guardiamarinas que asisten a la Academia de la Fuerza Aérea de EE.UU., la Academia Naval de EE.UU., la Academia Militar de EE.UU. (West Point) y la Academia de Guardia Costera de EE.UU. se los considera militares en servicio activo y son elegibles para comprar la tarifa militar.
        • 12.1.2.3. Un dependiente de militar que tenga entre dos y 11 años debe estar acompañado de una persona militar de EE.UU. en servicio activo o un dependiente de militar de EE.UU. en servicio activo que tenga al menos doce años.
        • 12.1.2.4 Los pasajeros que viajen con una Tarifa Militar podrán hacer el check-in y asegurarse una ubicación de embarque en 24 horas; sin embargo, deberán verificar el ID en el mostrador de boletos del aeropuerto para recibir un pase para abordar.
    • 12.2. Tarifas para el gobierno
      • 12.2.1. Las políticas y los procedimientos específicos para las reservaciones del Gobierno Federal se rigen por el contrato del Programa de Pares de Ciudad
      • 12.2.2. Reembolsos para las Tarifas del Gobierno
        • 12.2.2.1. Los boletos que se emitieron por una  Solicitud de Transporte del Gobierno (GTR) de EE.UU. se reembolsarán sólo a la agencia del Gobierno de EE.UU., la cual emitió la GTR, mediante un cheque a nombre del "Tesoro de los Estados Unidos".
        • 12.2.2.2. Todos los reembolsos se deben procesar en la(s) forma(s) de pago original(es)
    • 12.3. Incluir la OSI correspondiente para identificar reservaciones de tarifas para Militares y del Gobierno:
      • 12.3.1.1.1. OSI WN GOV (Tarifa para el Gobierno Federal)
      • 12.3.1.1.2. OSI WN GST (Tarifa para el Gobierno Estatal)
      • 12.3.1.1.3. OSI WN MIL (Tarifa para Militares)

BOLETOS

  1. Conexiones al día siguiente
    • 13.1. No se permiten conexiones al día siguiente en reservaciones de Southwest Airlines. Las conexiones al día siguiente se definen como cualquier reservación con llegada antes de las 0359 y salida después de las 0359, con seis horas o menos entre los dos segmentos
  1. Tiempo límite de emisión de boletos
    • 14.1. Tiempo límite de emisión de boletos (TTL) para reservaciones del GDS: los boletos vencerán a las 11:59 PM, hora local, del DÍA SIGUIENTE (no del día hábil siguiente).
      • 14.1.1. Nota: Para anular boletos, los Agentes de boletos podrán hacer la anulación hasta las 11:59 PM, hora local, del día hábil siguiente.
    • 14.2. Las reglas de tarifas suplantan el TTL
    • 14.3. Las reservaciones se cancelarán cuando expire el TTL si no se emitieron boletos para los PNR
    • 14.4. Las tarifas están sujetas a cambios hasta el momento en que se compran los boletos
  1. Formas de pago
    • 15.1. Southwest Airlines acepta las siguientes combinaciones de pago para transacciones del GDS:
      • 15.1.1. Se permite: 1 forma de pago + 2 adicional (boleto y/o MCO)
      • 15.1.2. No se permite: forma de pago con más de una tarjeta de crédito
      • 15.1.3. Las Formas de pago son las siguientes:
        • 15.1.3.1. Efectivo
        • 15.1.3.2. Cheque
        • 15.1.3.3. Tarjetas de crédito
    • 15.2. Para obtener una lista de las tarjetas de crédito que acepta Southwest Airlines, visite la página de la ARC.
    • 15.3. No se acepta Paypal para pagos a través de canales del GDS 
    • 15.4. Southwest Airlines no permite el uso de la tarjeta de crédito de una Agencia para pagos en el GDS
  1. Restricciones sobre la revalidación de boletos
    • 16.1. Southwest Airlines no permite a los Agentes de boletos revalidar boletos. Todos los intercambios se deben realizar como una nueva emisión del boleto
  1. Restricciones sobre reembolsos y nueva emisión de boletos
    • 17.1. Las agencias de viaje pueden realizar una nueva emisión de un boleto y procesar el reembolso en la forma de pago original. Una agencia de viajes diferente no podrá realizar un reembolso ni una nueva emisión
    • 17.2. Todos los reembolsos se deben procesar en la(s) forma(s) de pago original(es)
    • 17.3. Las Agencias de viajes sólo pueden reembolsar boletos emitidos por su Agencia
    • 17.4. La transferibilidad de los fondos está determinada por el producto de tarifa comprado
    • 17.5. Se permiten reembolsos dentro del año posterior a la fecha de emisión original del boleto
    • 17.6. Todos los reembolsos se deben realizar a través de ARC IAR.
    • 17.7. Se permiten reembolsos parciales si se combinan con tarifas Wanna Get Away o Wanna Get Away Plus
      • 17.7.1. Para boletos que tienen ambas tarifas, Business Select o Anytime y Wanna Get Away o Wanna Get Away Plus, los agentes de boletos pueden reembolsar los segmentos Business Select o Anytime del boleto. El cupón Wanna Get Away o Wanna Get Away Plus se puede intercambiar y es válido por un año desde la fecha de emisión.
  1. Viajero joven
    • 18.1. Se puede reservar para viajeros jóvenes (entre 12 y 17 años que viajan solos) a través del GDS para vuelos domésticos dentro de EE.UU.; sin embargo debe llamar a Southwest Airlines al 800-435-9792 para completar los documentos de viaje correspondientes. Para obtener más información sobre viajeros jóvenes, visita: https://www.southwest.com/faq/young-travelers
    • 18.2. Los viajeros de entre 2 y 17 años que viajan con un padre o tutor mayor de 18 de años con un PNR independiente deben agregar el OSI WN (localizador de SWA) del PNR del padre.
  1. Cambios voluntarios
    • 19.1. Política de cancelación y cargo por cambio
      • 19.1.1. Southwest Airlines no cobra cargos por cambios o cancelaciones. Sujeto a diferencia de tarifa e impuestos
    • 19.2. Pérdida de control del Agente de boletos y reembolsos después de una nueva emisión de Southwest Airlines
      • 19.2.1. Los agentes de boletos no podrán reembolsar ni intercambiar boletos que ya tienen una nueva emisión de Southwest Airlines. Los intercambios y cancelaciones posteriores deberán ser realizados por agentes de Southwest Airlines o a través de canales directos de Southwest Airlines.
      • 19.2.2. Los créditos de boletos emitidos o reemitidos por Southwest Airlines serán reutilizables en la forma de créditos de vuelos de Southwest Airlines, que se pueden aplicar a viajes futuros reservados a través de los canales directos de Southwest Airlines.
        • 19.2.2.1. Si un Agente de boletos tiene dudas sobre los créditos de vuelos después de una nueva emisión de Southwest Airlines, debe contactarse con Southwest Airlines al 1-800-435-9792.
  1. Políticas de cancelación e intercambio:
    • 20.1. Cancelaciones de boletos
      • 20.1.1. Las cancelaciones se pueden realizar en el GDS o los canales directos de Southwest Airlines.
        • 20.1.1.1. Los Pasajeros pueden cancelar sus reservaciones en Southwest.com y otros canales directos. Esto dejará el boleto en estado abierto para que el Agente de boletos lo reembolse o utilice para viajes futuros en el GDS, según las reglas de tarifas aplicables
        • 20.1.1.2. Las agencias que reserven a través de Worldspan, Apollo o Galileo pueden verse afectadas por un estado de "Control del aeropuerto" si modifican una reservación dentro de las 24 horas de la salida. Comuníquese con Southwest Airlines llamando al 1-800-435-9792.
    • 20.2. Intercambios de boletos
      • 20.2.1. Cuando un intercambio resulta en una rebaja debido a una tarifa menor, el valor restante se debe emitir en la forma de una MCO no reembolsable, válida sólo en Southwest Airlines, que vencerá en el plazo de un año desde la fecha de emisión. Las MCO vencen un año después de la fecha de emisión del boleto original y el viaje debe completarse dentro del año desde la fecha de emisión del boleto original.
      • 20.2.2. Las transacciones de intercambio con rebaja (Wanna Get Away o Wanna Get Away Plus) con saldo remanente no deben considerarse un "intercambio parejo" y los saldos no deben clasificarse como cargos administrativos o multas. Se debe emitir una MCO por cualquier saldo restante. Se emitirá una nota de débito a las Agencias que no coloquen los saldos restantes de $100 o más en una MCO.
      • 20.2.3. Los Agentes de boletos que originalmente emitieron un boleto reembolsable (Business Select o Anytime) pueden reembolsar el valor residual en la forma de pago original
      • 20.2.4. No se permite la revalidación de transacciones de intercambio parejo en el GDS. Se deberán volver a emitir los boletos.
      • 20.2.5. Cuando se intercambia un itinerario que se completó parcialmente, intercambiar sólo los cupones no completados y fijar el precio del itinerario al seleccionar sólo los segmentos no completados. El intercambio de cupones completados podría resultar en puntos Rapid Rewards no acumulativos y una posible evaluación de nota de débito.
  1. Boletos Wanna Get Away y Wanna Get Away Plus
    • 21.1. Las reservaciones canceladas al menos 10 minutos antes del horario de salida son elegibles para un intercambio.
    • 21.2. El Agente de boletos sólo puede reembolsar impuestos y cargos cobrados en boletos Wanna Get Away y Wanna Get Away Plus internacionales donde lo exija la ley
  1. Política de corrección del nombre
    • 22.1.1. Southwest Airlines no permite correcciones de nombres ni cambios en reservaciones con boleto a través del GDS
    • 22.1.2. Las correcciones de nombre y los cambios requieren que el Agente de boletos cancele la reservación y vuelva a reservar
    • 22.1.3. Si corresponde, el Agente de boletos puede anular el boleto original y crear una nueva reservación
    • 22.1.4. Para obtener ayuda, comuníquese con Southwest Airlines al 1-800-435-9792

CHECK-IN

  1. EarlyBird Check-In
    • 23.1. La compra de EarlyBird no es necesaria para Pasajeros con estatus de A-List/A-List Preferred, una tarifa Business Select o Anytime o que necesiten embarque anticipado (consulte la política completa de Southwest Airlines aquí)
    • 23.2. EarlyBird Check-In se puede comprar para boletos emitidos por el GDS a través de los canales directos de Southwest Airlines. Para obtener más información, consulte  https://www.southwest.com/faq/earlybird-checkin
      • 23.2.1. EarlyBird no es reembolsable. En caso de cancelación de un vuelo de Southwest Airlines, el monto pagado por EarlyBird se reembolsará automáticamente en la forma de pago original. No se permite a los Agentes de boletos reembolsar compras de EarlyBird.
      • 23.2.2. Para los boletos con EarlyBird que se compren o intercambien dentro de las 36 a 25 horas, el proceso de asignación de posición de embarque ya habrá comenzado, por lo tanto, esto puede afectar la posición de embarque que se asigne. Si se compró una tarifa Anytime dentro de las 24 horas de la salida programada del vuelo, no se obtendrá el beneficio EarlyBird Check-In.
  1. Compra de EarlyBird en el GPS
    • 24.1. EarlyBird se puede reservar a través de una Solicitud de Servicio Especial (SSR), pero se cancelará después de 2 horas si no se concreta la compra.
    • 24.2. La forma de pago es a través de tarjeta de crédito únicamente
    • 24.3. El Agente de boletos debe emitir una EarlyBird EMD por tramo
    • 24.4. El Agente de boletos puede intercambiar y volver a asociar los EarlyBird EMD en el GDS aprobado hasta 36 horas antes de la salida. No podrán completarse intercambios de EarlyBird en el GDS entre las 36 y 25 horas antes de la salida. Sin embargo, los Agentes de boletos pueden comunicarse con Southwest al 1-800-435-9792 para solicitar la reasociación de EarlyBird a un nuevo vuelo si procesan el intercambio entre las 36 y 25 horas antes de la salida
    • 24.5. Se permiten anulaciones en el mismo día para compras de EarlyBird EMD
    • 24.6. Los EarlyBird EMD no son reembolsables

INTERRUPCIONES EN EL SERVICIO/OPERACIONES IRREGULARES ("IROP")

  1. Política IROP
    • 25.1. A los efectos de esta Política, una operación irregular (IROP) incluye, entre otros, una demora o cancelación de un vuelo programado dentro de las 72 horas de la salida o un cambio de equipo de la aeronave que impacte en la designación de asientos de todos los Clientes que se presentaron al check-in. Antes de usar el código de exención por una IROP, consulte https://www.southwest.com/html/historical-waiver/ para verificar que no se haya publicado una exención de evento.
      • 25.1.1. Los Agentes de boletos pueden usar el autoservicio para vuelos afectados por una IROP. Los Agentes de boletos deben confirmar que el estado del vuelo se vio afectado por una IROP antes de usar el proceso de código de exención para evitar una nota de débito. Cambiar a una tarifa Business Select, sin cobrar el monto de mejora adicional, resultará en una nota de débito.
        • 25.1.1.1. Intercambios: el Agente de boletos debe ingresar 'IROP1234061871' (número de 4 dígitos y fecha afectada de 6 dígitos en el formato mes-día-año) en la aprobación para el servicio de intercambio de un boleto de una reservación afectada por una operación irregular.
        • 25.1.1.2. Reembolsos: el Agente de boletos debe ingresar 'IROP1234061871' (número de 4 dígitos y fecha afectada de 6 dígitos en el formato mes-día-año) en el REN (Aviso de intercambio de reembolso) al reembolsar una reservación afectada por una operación irregular que supere los 60 minutos y para la que no haya una alternativa de viaje razonable.
    • 25.2. Procedimientos para la designación de asientos
      • 25.2.1. Cuando ocurra una IROP, Southwest Airlines atenderá a todos los Pasajeros según las disposiciones del Contrato de Transporte y el Compromiso de Servicio al Cliente que se puede encontrar al hacer clic en la pestaña "Compromiso con los Clientes" en: https://www.southwest.com/html/about-southwest/index.html
    • 25.3. Notificaciones de cancelaciones y demoras de vuelos:
      • 25.3.1. Los Clientes pueden recibir las siguientes notificaciones para cambios en la operación de un vuelo programado de Southwest Airlines:
        • 25.3.1.1. Cancelación del vuelo
        • 25.3.1.2. Demora en la salida del vuelo
        • 25.3.1.3. Reprogramación del vuelo
  1. Cambios en la programación y política de reemisión/revalidación de boleto
    • 26.1. Si Southwest Airlines cambia el itinerario operativo de un vuelo fuera de las 72 horas anteriores a la salida, Southwest Airlines volverá a reservar al Pasajero en un nuevo itinerario y pondrá en la cola el PNR para que el Agente de boletos tome alguna de las siguientes medidas:
      • 26.1.1. Acepte el cambio de itinerario al realizar una nueva emisión del boleto como un intercambio parejo usando el código de exención correspondiente
      • 26.1.2. Vuelva a reservar los segmentos afectados por única vez como un intercambio parejo (dentro de los 14 días de la fecha programada original, mismo producto de tarifa)
        • 26.1.2.1. Los Agentes de boletos deben ingresar el siguiente formato de aprobación al hacer la revisión de un intercambio en una reservación en la cola de cambios de itinerario para evitar una nota de débito:
          • 26.1.2.1.1. WAIVESC1234061871
            • 26.1.2.1.1.1. Ingresar "WAIVESC" para indicar que esta nueva emisión es el resultado de un cambio de itinerario avanzado
            • 26.1.2.1.1.2. Luego ingresar el número de vuelo de 4 dígitos del vuelo afectado (anteponiendo los ceros si es necesario)
            • 26.1.2.1.1.3. Insertar la fecha del vuelo afectado en un formato de 6 dígitos, mes-día-año
      • 26.1.3. Cancelar el PNR y reembolsar la totalidad del boleto
        • 26.1.3.1. El Agente de boletos debe ingresar la siguiente exención de reembolso en el REN (Aviso de intercambio de reembolso) si el Pasajero solicita cancelar y reembolsar su reservación después de un cambio de itinerario:
          • 26.1.3.1.1. SC1234061871
            • 26.1.3.1.1.1. Usar "SC" para indicar que esta nueva emisión es el resultado de un cambio de itinerario avanzado.
            • 26.1.3.1.1.2. Luego ingresar el número de vuelo de 4 dígitos del vuelo afectado (anteponiendo los ceros si es necesario) después de "SC"
            • 26.1.3.1.1.3. Insertar la fecha del vuelo afectado en un formato de 6 dígitos, mes-día-año
    • 26.2. Los Agentes de boletos pueden volver a reservar un boleto hacia/desde los siguientes aeropuertos con coterminal para proporcionar la mejor nueva designación de asiento al Pasajero:

      Aeropuertos en el área de Los Ángeles

         Burbank-Hollywood Airport – BUR

         Long Beach – LGB

         Los Ángeles - LAX

         Ontario/LA – ONT

         Orange County/Santa Ana – SNA

      Aeropuertos en el área de Washington, D.C.

         Baltimore/Washington – BWI

         Washington (Dulles) – IAD

         Washington (Reagan National) – DCA

      Aeropuertos en el área de Boston

         Manchester, NH – MHT

         Providence, RI – PVD

      Aeropuertos en el área de Playas del noroeste de Florida

         Panama City Beach – ECP

         Pensacola, FL – PNS

      Aeropuertos en el área de San Francisco

         Oakland – OAK

         San Francisco – SFO

         San José, CA - SJC

      Aeropuertos en el área de Houston

         Houston Hobby – HOU

         Houston Intercontinental – IAH

      Aeropuertos del área de Miami

         Fort Lauderdale/Hollywood, FL – FLL

         West Palm Beach – PBI

  1. Alertas de viaje con códigos de exención
    • 27.1. Las situaciones que afectan a múltiples vuelos pueden hacer que Southwest Airlines genere un código de exención para que los Agentes de boletos puedan volver a designar un asiento al Pasajero según sea necesario.
      • 27.1.1. Nota: si un boleto ya tiene una nueva emisión de Southwest Airlines, todos los cambios deberán ser realizados por agentes de Southwest Airlines
    • 27.2. Los códigos de exención de las alertas de viaje se pueden encontrar aquí: https://southwest.com/html/historical-waiver/
      • 27.2.1. Tenga en cuenta los parámetros de cada código de exención en relación a las fechas, ciudades y permisos para volver a reservar. Están sujetos a cambios sin previo aviso y los cambios que se realicen fuera de las condiciones autorizadas pueden resultar en una nota de débito
    • 27.3. Si un Pasajero solicita un cambio en su itinerario y su boleto se encuentra dentro del marco de las condiciones del código de exención, el Agente de boletos puede:
      • 27.3.1} Volver a reservar al Pasajero en un nuevo itinerario y hacer una nueva emisión del boleto sin diferencia de tarifa agregando el código de exención en el campo de aprobación.
  1. Notificación móvil (NM) de interrupciones en el servicio que afectan viajes
    • 28.1. Puede haber casos en los que se notifique a un Cliente a través de su dispositivo móvil sobre una interrupción específica del servicio en una ciudad o aeropuerto que afecte su reservación actual. Debido a que este tipo de excepción tiene un impacto mínimo en nuestro itinerario general de vuelos, no se publicará una Exención dinámica. En caso de que el Cliente reciba una notificación "Móvil" que indique el ofrecimiento de un cambio en la fecha o el horario del vuelo por única vez, utilice el siguiente procedimiento de Exención: 
    • 28.2. Vuelva a reservar el segmento afectado por única vez como un intercambio parejo (dentro de las 24 horas de la fecha programada original para el mismo producto de tarifa)
    • 28.3. Los Agentes de boletos deben ingresar el siguiente formato de aprobación al hacer la revisión de una reservación en la notificación móvil para evitar una nota de débito:
      • 28.3.1.1 WAIVEMN1234010120
        • 28.3.1.1.1. Ingresar "WAIVEMN" para indicar que la Exención está relacionada con una notificación móvil
        • 28.3.1.1.2. A continuación, ingresar el número de vuelo de 4 dígitos del vuelo original (anteponiendo los ceros si fuera necesario)
        • 28.3.1.1.3. Luego, ingresar la fecha de viaje original como 010120 = 2 dígitos mes 2 dígitos día 2 dígitos año
    • 28.4. Los cambios en el mismo día deben ser iniciados por Southwest Airlines para comenzar la nueva emisión del boleto, por lo tanto, el Agente de boletos ya no tendrá control sobre el boleto

Auditoría y notas de débito

  1. Aviso de la aplicación de la Política de reservación
    • 29.1 Southwest Airlines auditará todas las reservaciones del GDS para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos. El incumplimiento de las políticas y procedimientos para la emisión de boletos resultará en la emisión de una nota de débito que se enviará a través de ARC Memo Manager por el valor del incumplimiento en la emisión de boletos, $75 por el incumplimiento en las reservaciones o $50 por el incumplimiento de las políticas, más cargos por servicio. Southwest Airlines puede revocar la capacidad del Agente para reservar y emitir boletos del inventario de Southwest Airlines, y responsabiliza a los Agentes por las medidas que adopten, tanto ellos como sus empleados o subagentes.
  1. Política de notas de débito e información sobre incumplimientos
    • 30.1 Para las transacciones del GDS, Southwest Airlines utiliza ARC Memo Manager para la emisión, correspondencia e informe de las Notas de Débito a la Agencia ("ADM")
      • 30.1.1. Por preguntas o inquietudes que no puedan resolverse a través de Memo Manager, el Agente de boletos puede comunicarse con Servicios B2B de Southwest Airlines al 1-214-792-6777
    • 30.2. Prácticas de reservación que resultarán en la emisión de una nota de débito:
      • 30.2.1. Reservaciones duplicadas
        • 30.2.1.1. Una reservación duplicada está compuesta por el mismo Pasajero, fechas de viaje, par de ciudades e itinerario. Los Agentes de boletos no deben generar reservaciones duplicadas para un pasajero en PNR diferentes
        • 30.2.1.2 Los Agentes de boletos no deben crear múltiples itinerarios y, de este modo, bloquear varios vuelos cuando dichos itinerarios sean imposibles de completar
      • 30.2.2. Cancelación de clientes
        • 30.2.2.1. Los Agentes de boletos deben evitar cancelar y volver a reservar reiteradamente
          • 30.2.2.1.1. Southwest Airlines comprende que una pequeña cantidad de estas prácticas forman parte del proceso de emisión de boletos; sin embargo, cancelar y volver a reservar más de 3 veces el mismo segmento se considerará un intento de eludir TTL o alcanzar productividad en el GDS
      • 30.2.3. Segmentos inactivos
        • 30.2.3.1. Es responsabilidad del Agente de boletos controlar las listas y liberar los segmentos inactivos con códigos de estado HX, UN, UC, NO, SC, TK, TL, TN, UU, US, PN, WL, WN, DL, DS, IX, MM, RM, GL o WK de la reservación.
      • 30.2.4. Nombres y fechas de nacimiento ficticios y otras reservaciones especulativas
        • 30.2.4.1. Se solicita a los Agentes de boletos evitar hacer reservaciones con nombres ficticios con la intención de bloquear el inventario
          • 30.2.4.1.1. Los siguientes son ejemplos de nombres ficticios:
            • 30.2.4.1.1.1.1.1.1. Mouse/Mickey
            • 30.2.4.1.1.1.1.1.2. Obama/Barack
            • 30.2.4.1.1.1.1.1.3. Test/Charlie
            • 30.2.4.1.1.1.1.1.4. GTRP/XXXX
        • 30.2.4.2. Está prohibido crear PNR en directo con fines de capacitación o prueba, puesto que está acción bloquea el inventario y consiste en el incumplimiento de nuestra política de reservación
          • 30.2.4.2.1. Dichas reservaciones incluyen el uso de un apellido seguido de iniciales:
            • 30.2.4.2.1.1.1.1.1. Smith/A/B/C
            • 30.2.4.2.1.1.1.1.2. Lee/A/S/D/F
            • 30.2.4.2.1.1.1.1.3. Johnson/X/Y/Z)
        • 30.2.4.3. Las reservaciones para celebridades o famosos pueden ser genuinas; sin embargo; Southwest Airlines puede tomar medidas después de la evaluación y revisión de un patrón de reservaciones
        • 30.2.4.4 Debido a que no existe la necesidad comercial de una reservación ficticia, se emitirá una ADM incluso si se encuentra una sola reservación ficticia.
        • 30.2.4.5. Para garantizar una Línea Segura de Vuelo, no se permiten DOCS (fechas de nacimiento ficticias).
    • 30.3. Southwest Airlines utilizará ARC Memo Manager para comunicar y hacer un seguimiento del pago de las notas de débito que creen una Nota de Débito a la Agencia ("ADM") por varias razones, que incluyen, pero no se limitan, las que se listan a continuación
    • 30.4. Incumplimientos de las políticas y la emisión de boletos;
      • 30.4.1.1.1. Incumplimientos de las reglas de tarifas
      • 30.4.1.1.2. Reembolso de Early Bird
      • 30.4.1.1.3. Cambios o correcciones de nombres
      • 30.4.1.1.4. Incumplimientos de reembolso o nueva emisión de la Agencia de viajes
      • 30.4.1.1.5. Códigos de exención faltantes o inválidos
      • 30.4.1.1.6. Compra de asiento extra en el GDS
      • 30.4.1.1.7. Reembolsos de tarifas e impuestos no reembolsables
      • 30.4.1.1.8. Uso o reembolso de boletos vencidos y MCO
      • 30.4.1.1.9. No se aceptan comisiones
      • 30.4.1.1.10. Errores de impuestos
      • 30.4.1.1.11. Reversiones de cargos de tarjeta de crédito
      • 30.4.1.1.12. Reembolso a FOP incorrecto
      • 30.4.1.1.13. No emisión de una MCO por rebaja
      • 30.4.1.1.14. Alteración del código de la base de tarifa
      • 30.4.1.1.15. Emisión de boletos de Menores de edad viajando solos
      • 30.4.1.1.16. Tarifa cobrada por un valor inferior
      • 30.4.1.1.17. Práctica de la transferibilidad en un boleto usado parcialmente
      • 30.4.1.1.18. Reembolso de créditos de vuelos transferibles
      • 30.4.1.1.19. Mal uso de la transferibilidad de un crédito de vuelo (MCO)
    • 30.5. Cargo por servicio de notas de débito
      • 30.5.1. El cargo por servicio es de $25 por ADM emitida
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