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Política del Sistema de Distribución Global de Southwest

Última actualización: 25 de noviembre de 2020

Actualización:

Anexo de agente de viajes

Tabla de contenidos

    Introducción Definiciones Política general de distribución
  1. Aplicación de la Política general de distribución
  2. Autorización para vender servicios de transporte en Southwest Airlines
  3. Políticas y procedimientos de Southwest Airlines
  4. Tarifas disponibles a través del GDS
  5. Reservaciones
  6. Política de distribución del transportador
  7. Números de Rapid Rewards en una reservación
  8. Boletos de Rapid Rewards en los Canales del GDS
  9. Política por no presentarse
  10. Tarifas
  11. Tipos de tarifas
  12. Reglas tarifarias generales (política de precio de tarifas y cambios sobre viaje en el mismo día (voluntario))
  13. Tarifas para militares y el gobierno
  14. Excepciones (itinerarios a México)
  15. Entradas
  16. Tiempo límite de emisión de boletos
  17. Formas de pago
  18. Tarjetas de agentes
  19. Asiento adicional
  20. Restricciones sobre la revalidación de boletos
  21. Restricción sobre boletos reembolsables y con una nueva emisión
  22. Cambios voluntarios
  23. Cancelaciones y políticas de intercambio
  24. Boletos Business Select y Anytime
  25. Boletos Wanna Get Away
  26. Política de corrección del nombre
  27. Check-In
  28. EarlyBird Check-in
  29. Compra de EarlyBird en Amadeus GDS
  30. Interrupciones en el servicio / Operaciones irregulares (IROP)
  31. Política IROP
  32. Cambios en la programación y política de reemisión/revalidación de boleto
  33. Alertas de viaje con códigos de exención
  34. Notificación móvil (NM) de interrupciones en el servicio que afectan viajes
  35. Notificación móvil al Cliente
  36. Auditoría y notas de débito
  37. Aviso de la aplicación de la política de reservación - Auditoría
  38. Política de notas de débito e información sobre incumplimientos

Introducción

Southwest Airlines Co. ("Southwest Airlines") busca aumentar los medios de distribución de sus servicios de transporte para la comunidad empresarial y adoptar esta Política del Sistema Global de Distribución ("Política") para ese fin. 

Esta Política se aplica a la venta por parte de agentes autorizados, incluidas las Compañías de Gestión de Viajes ("TMC"), de transporte que realice Southwest Airlines mediante los Servicios de Distribución Global ("GDS") para facilitar esas ventas. La Política tiene como fin ser guía para los agentes autorizados/TMC y proveedores del GDS aprobados; no crea obligaciones legales de Southwest Airlines para con ninguna de las partes.

La venta de transporte realizada por Southwest Airlines está sujeta a, y regulada exclusivamente por, el Contrato de Transporte ("COC") de Southwest Airlines y los Términos y condiciones que el COC incluye. Ninguna otra parte distinta a Southwest Airlines está autorizada para cambiar los términos y condiciones del COC o para crear alguna obligación o responsabilidad de parte de  Southwest Airlines que no se estableció explícitamente en el COC.

Sujeto a condiciones específicas, excepciones y limitaciones provistas en esta Política y/o el COC, los agentes de boletos autorizados/TMC pueden actuar en nombre de Southwest Airlines en la venta de servicios de transporte para Southwest Airlines conforme al COC.

Definiciones

  1. Agente significa, para los fines de esta Política, cualquier agente de boletos, incluido cualquier TMC, que esté autorizado a vender servicios de transporte para Southwest Airlines.
  2. Tarifa Business Select es una tarifa con embarque prioritario, reembolsable y que se puede cambiar. Además se puede aplicar a viajes futuros en Southwest Airllines únicamente para el pasajero original que figura en el boleto, sujeta a ciertas restricciones que se pueden aplicar.
  3. Transportador significa Southwest Airlines Co. y sus funcionarios, empleados, contratistas y agentes que actúan en carácter de oficiales.
  4. EarlyBird Check-in es una opción de check-in automático (disponible con una tarifa adicional) que se realiza antes del check-in tradicional de 24 horas de Southwest Airlines.
  5. Funcionamiento Irregular significa una demora o cancelación de un vuelo de Southwest Airlines dentro de las 72 horas de la partida programada originalmente. 
  6. Tiempo máximo de conexión significa el tiempo máximo permitido de 4 horas entre dos vuelos de conexión para itinerarios nacional - nacional y el tiempo máximo permitido de 6 horas entre dos vuelos de conexión para itinerarios internacional - nacional. El tiempo máximo de conexión se puede exceder por funcionamiento irregular. 
  7. Tiempo mínimo de conexión significa el tiempo mínimo permitido entre dos vuelos de conexión por Southwest Airlines, como lo informa Southwest Airlines a través de  ATPCO. Los tiempos mínimos de conexión varían según el aeropuerto y la temporada, y pueden modificarse con el tiempo. Tenga en cuenta que Southwest Airlines no tiene ningún acuerdo entre compañías o de código compartido.
  8. Orden de Cargos Varios ("MCO") es un documento aprobado por IATA y emitido por las agencias de viaje con acreditación de ARC para procesar el pago de efectivo y cheques para viajes en Southwest Airlines, y que retiene un valor residual por los boletos no reembolsables.
  9. Ida significa servicios aéreos programados por el Transportador desde un aeropuerto de origen a un aeropuerto de destino.
  10. Pasajero es toda persona, excepto los miembros de la Tripulación que trabajan en el vuelo, que se transporta o se transportará en la aeronave con el consentimiento de la Aerolínea y esté sujeto al Contrato de Transporte.
  11. PNR es el número alfanúmérico de confirmación electrónica de seis dígitos emitido por la Aerolínea o un Agente de boletos, el cual posibilita el transporte del Pasajero, quien ocupa un único asiento.
  12. Servicios aéreos programados significa cualquier vuelo actual o futuro publicado en el sitio web del Transportador o en un sistema de reservación por computadora que usa el Transportador.
  13. Información de pasajero de seguridad en vuelo (SFPD) es la información (nombre completo, fecha de nacimiento, género) que se requiere que proporcionen todos los pasajeros al momento de comprar el boleto o cuando intentan comprar el boleto, de acuerdo con el programa de Información de Pasajero de seguridad en vuelo de la Administración de Seguridad del Transporte.
  14. Fondos para viajes de Southwest Airlines son los fondos de un boleto no usado o usado parcialmente que se pueden aplicar a la compra de un viaje futuro en Southwest Airlines. Estos fondos sólo se pueden canjear a través de los canales directos de Southwest Airlines y no se pueden usar en ningún GDS.
  15. Solicitudes de servicio especial son las solicitudes de los pasajeros por servicios especiales, que incluyen, entre otros, silla de ruedas, oxígeno y servicios para la deficiencia auditiva o visual.
  16. Tiempo límite de emisión de boletos (TTL) significa el período tal como se emplea en la sección 13.

Política general de distribución

1. La Política se aplica a los boletos vendidos a través de los proveedores de GDS aprobados con total participación en Southwest Airlines. Los proveedores de GDS que se conectan a un Nivel de Reservación Básico están sujetos a políticas y procedimientos diferentes.

  • 1.1. Los proveedores de GDS aprobados actualmente con total participación son:
    • 1.1.1. Apollo
    • 1.1.2. Galileo
    • 1.1.3. Worldspan
    • 1.1.4. Amadeus

2. Autorización para vender servicios de transporte en Southwest Airlines

  • 2.1. Southwest Airlines es una aerolínea participante de la Corporación de Informes de Aerolíneas (ARC) y usa un método de Designación Específico para la designación de agencias de viajes a los nuevos solicitantes de Agentes de boletos y solicitantes que experimentan cambio de propietario de Tipo II o V.​​​​​​
    • 2.1.1. Southwest Airlines aplica estándares de designación adicionales y diferentes a los de la ARC y los Agentes de Boletos deben presentar una solicitud a Southwest Airlines para obtener autorización para emitir boletos. Cualquier duda sobre este proceso debe ser remitido a  TMCRelations-DG@wnco.com
  • 2.2. La capacidad de un Agente de boletos de vender servicios de transporte para Southwest Airlines está sujeta al cumplimiento de las políticas y guías de Southwest Airlines con respecto a la reservación, la disponibilidad de inventario, la emisión de boleto, el reembolso, el intercambio, los impuestos, etc.  La falta de cumplimientos de estas políticas y guías, y la violación de las políticas de Southwest Airlines resultarán en la pérdida de la capacidad de un Agente de boletos de vender servicios de transporte para Southwest Airlines. Southwest Airlines se reserva el derecho de recuperar las pérdidas asociadas con las acciones del Agente de boletos a través de diversos canales disponibles de forma independiente o conjuntamente con los procesos de las ARC.
  • 2.3. Un Agente de boletos es totalmente responsable por cualquier acción que realicen sus subagentes, contratistas, ayudantes y cualquier otra persona que pueda controlar una reservación realizada en su nombre

3. Políticas y Procedimientos de Southwest Airlines

  • 3.1. Los Pasajeros con Boleto emitido por el GDS estarán sujeto a las mismas condiciones que los Pasajeros de canal directo según el  Contrato de Transporte de Southwest Airlines
  • 3.2. Esta Política del GDS está sujeta a cambio en cualquier momento, sin previo aviso, y es responsabilidad del Agente de Boleto conocer y seguir todas las políticas actuales de Southwest Airlines
  • 3.3. Los Pasajeros con boleto emitido por el GDS deben tener conocimiento de las políticas establecidas en los carteles de Southwest Airlines.

4. Tarifas disponibles a través de los GDS

  • 4.1. Las siguientes tarifas están disponibles y se pueden reservar a través del GDS:
    • 4.1.1. Tarifa Business Select y cualquier clase de tarifa subsiguiente con las mismas características
    • 4.1.2. Tarifa Anytime y cualquier clase de tarifa subsiguiente con las mismas características
    • 4.1.3. Tarifas para el gobierno, militares y personal civil de EE.UU.
    • 4.1.4. Tarifa Wanna Get Away y cualquier clase de tarifa subsiguiente con las mismas características
  • 4.2. Las siguientes no están disponibles para reservaciones a través del GDS y Southwest Airlines deberá agregarlas directamente al itinerario reservado en los GDS. Tenga en cuenta que cada servicio adicional generalmente requiere una reservación con boleto antes de agregar el servicio opcional.

Reservaciones

5. Políticas de distribución del Transportador

  • 5.1. Cantidad máxima de Pasajeros en una reservación del GDS
    • 5.1.1 Southwest Airlines permite hasta 8 Pasajeros en una reservación.
      • 5.1.1.1. Grupos de 10 o más personas deben reservar con reservaciones de grupo de Southwest Airlines al 1-800-433-5368
  • 5.2. Tiempo máximo de conexión
    • 5.2.1 Todo itinerario confeccionado que exceda el tiempo máximo de conexión informado de Southwest Airlines se cotizará y funcionará como segmentos individuales de ida
  • 5.3. Tiempo mínimo de conexión
    • 5.3.1. Los Agentes de boletos no pueden reservar itinerarios con tiempos de conexiones más cortos que el tiempo mínimo de conexión publicado por Southwest Airlines a través del GDS
    • 5.3.2. Los Agentes de boletos son responsables de cualquier irregularidad en los viajes ocasionada por la falta de cumplimiento de esta guía y las conexiones no estándares de reservación
  • 5.4. Descuentos corporativos
    • 5.4.1. Los Agentes de boletos que reservan en nombre de una corporación y tienen un descuento a través de Southwest Airlines deben usar las instrucciones que se le proporcionan a la corporación
  • 5.5. Métodos de contacto con los Clientes para notificaciones operativas
    • 5.5.1 Southwest Airlines le permite a los Agentes de boleto que proporcionen los métodos de contacto de los Pasajeros a través de los siguientes campos:
      • 5.5.1.1. CTCE (Email)
      • 5.5.1.2. CTCM (Número de teléfono móvil)
        • 5.5.1.2.1. Incluya el prefijo del código de país cuando se indique en el CTCM o el Cliente no pueda recibir notificaciones móviles (para EE.UU., agrega el prefijo +1)
      • 5.5.1.3. CTCR (rechaza contacto)
    • 5.5.2. Consulte con su proveedor de GDS para recibir instrucciones específicas sobre el formato del CTC

6. Números de Rapid Rewards en una reservación

  • 6.1. Los boletos por GDS obtienen Rapid Rewards en la misma proporción que los boletos por canal directo
  • 6.2. El nombre en una reservación debe coincidir con el nombre en la cuenta de Rapid Rewards para obtener puntos
  • 6.3. Si no se incluye el número de Rapid Rewards del Cliente al momento de la reservación, se debe agregar mediante uno de los siguientes métodos:
  • 6.4. Las reservaciones en GDS a las que se le agregue un número de Rapid Rewards en el GDS después de realizar la reservación no acumulan puntos para viajar
  • 6.5. Los Clientes pueden solicitar puntos de Vuelos Anteriores al utilizar el PNR/localizador de registros de Southwest Airlines a través de "Mi Cuenta" en Southwest.com

7. Boletos de Rapid Rewards en los Canales de GDS

  • 7.1. El canal del GDS no admite reservaciones con puntos de Rapid Rewards. Todos los canjes de puntos se deben realizar a través de los canales directos de Southwest Airlines.

8. Política por No Presentarse

  • 8.1. Como se estableció en el Contrato de Transporte, todos los Pasajeros que no puedan cancelar su(s) vuelo(s) diez minutos antes de la salida programada están sujetos a las siguientes políticas por No presentarse:
    • 8.1.1. Tarifas Wanna Get Away: los segmentos se cancelan automáticamente y todos los fondos se pierden.
      • 8.1.1.1. Los boletos emitidos a través del GDS Apollo verán estos boletos actualizados como "Q" en el estado del cupón, si un Cliente no se presenta a su vuelo
      • 8.1.1.2. Los boletos emitidos a través del GDS Worldspan verán estos boletos actualizados como "No disponible" en el estado del cupón, si un Cliente no se presenta a su vuelo
    • 8.1.2. Tarifas Business Select/Anytim: se cancelan automáticamente todos los segmentos y los fondos permanecen en el boleto para su uso futuro en Southwest Airlines, dentro del año de emisión
    • 8.1.3. Tipos de tarifa mixtas: se cancelan automáticamente todos los segmentos y los segmentos con tarifas individuales respetan las reglas asociadas con el tipo de tarifa

Tarifas

9. Tipos de tarifas

  • 9.1. Consulte la Información de Tarifas para conocer las características de las distintas opciones de reservación de Southwest Airlines: https://www.southwest.com/html/air/fare-information.html?CLK=SITESEARCH Consulte la sección 4 para las tarifas que pueden y no pueden reservarse por GDS.
  • 9.2. Tarifa significa el precio pagado para el transporte, incluidos todos los impuestos y cargos obligatorios. No incluye cargos complementarios para servicios opcionales.

10. Reglas generales sobre tarifas

  • 10.1. Política de precios para tarifas
  • 10.1.1. No se garantiza el precio ni la disponibilidad de la tarifa hasta que se emite el boleto
  • 10.2. Cambios sobre Viajes en el mismo día (voluntario)
    • 10.2.1. Ver Política de cambio a continuación: https://www.southwest.com/html/generated/help/faqs/no_change_fee_faq.html
    • 10.2.2. Los cambios en el mismo día están limitados por el tipo de tarifa. Para obtener más información sobre tarifas, visita: https://www.southwest.com/html/air/fare-information.html
      • 10.2.2.1. Los cambios en el mismo día que realiza Southwest Airlines siempre se inician con la reemisión del boleto, por lo que se elimina el control que tiene el Agente del boleto sobre el boleto
    • 10.2.3. En caso de que una tarifa descienda de categoría por un cambio de viaje en el mismo día, los fondos se guardan en forma de Fondos de Viaje en Southwest Airlines (ver sección 19 de Intercambio para obtener más información).

11. Tarifas para militares y el gobierno

  • 11.1. Tarifas para militares
    • 11.1.1. Las reglas completas sobre tarifas con descuento para militares se encuentran en las reglas del cotizador de tarifas
    • 11.1.2. Estas tarifas se aplican al personal de servicio activo militar de EE.UU., incluidos reservistas, miembros de la Guardia Nacional y miembros de la Guardia Costera con pedidos activos. Personal militar de EE.UU. dado de baja que viaje dentro de los siete días de la baja con copia de los pedidos.
      • 11.1.2.1. Estas tarifas también se aplican a los dependientes del personal del servicio activo y dependientes de cónyuges de servicio militar activo que hubieran fallecido mientras cumplían función.
      • 11.1.2.2. A los cadetes/guardiamarinas que asisten a la Academia de la Fuerza Aérea de EE.UU., la Academia Naval de EE.UU., la Academia Militar de EE.UU. (West Point) y la Academia de Guardia Costera de EE.UU. se los considera militares en servicio activo y son elegibles para comprar la tarifa militar.
      • 11.1.2.3. Un dependiente de militar que tenga entre dos y 11 años debe estar acompañado de una persona militar de EE.UU. en servicio activo o un dependiente de militar de EE.UU. en servicio activo que tenga al menos doce años.
    • 11.1.3. Los pasajeros que viajen con una Tarifa Militar podrán hacer el check-in y asegurarse una ubicación de embarque en 24 horas; sin embargo, deberán verificar el ID en el mostrador de boletos del aeropuerto para recibir un pase para abordar.
  • 11.2. Tarifas para el gobierno
    • 11.2.1. Las políticas y los procedimientos específicos para las reservaciones del Gobierno Federal se rigen por el contrato del Programa de Pares de Ciudad
      • 11.2.1.1. Toda agencia que reserve un nuevo Número ARC/PCC en nombre del Gobierno Federal debe comunicarse con los Servicios B2B de Southwest Airlines al  1-214-792-6777 antes de imprimir los boletos para el Gobierno
    • 11.2.2. Reembolsos para las Tarifas del Gobierno
      • 11.2.2.1. Los boletos que se emitieron por una  Solicitud de Transporte del Gobierno (GTR) de EE.UU. se reembolsarán sólo a la agencia del Gobierno de EE.UU., la cual emitió la GTR, mediante un cheque a nombre del "Tesoro de los Estados Unidos".
      • 11.2.2.2. Los reembolsos se deben procesar en la(s) forma(s) de pago original(es)
  • 11.3. Incluir la OSI correspondiente para identificar reservaciones de tarifas para Militares y del Gobierno;
    • 11.3.1.1.1. OSI WN GOV= Tarifa para el Gobierno Federal
    • 11.3.1.1.2. OSI WN GST= Tarifa para el Gobierno Estatal
    • 11.3.1.1.3. OSI WN MIL= Tarifa para Militares

12. Excepciones

  • 12.1. Itinerarios a México
    • 12.1.1. En este momento, Southwest Airlines no ofrece itinerarios a través de los canales del GDS hacia o desde cualquier destino en México. Los Agentes de Boleto pueden comprar estos itinerarios a través de los canales directos de Southwest Airlines.

Entradas

13. Tiempo límite de emisión de boletos

  • 13.1. El tiempo límite (TTL) para las reservaciones del GDS determinará que los boletos venzan a las 11:59 PM, hora local, del DÍA SIGUIENTE (no del siguiente día hábil).
  • 13.1.1. Nota: para anular boletos, los Agentes de boletos podrán hacer la anulación hasta las 11:59 PM, hora local, del día hábil siguiente.
  • 13.2. Las reglas de tarifas suplantan el TTL
  • 13.3. Las reservaciones se cancelarán cuando expire el TTL si no se emitieron boletos para los PNR.

14. Formas de pago

  • 14.1. Southwest Airlines acepta las siguientes combinaciones de pago para transacciones del GDS:
    • 14.1.1. 1 forma de pago aceptada + 2 adicional (boleto y/o MCO)
    • 14.1.2. No se permite: forma de pago con más de una tarjeta de crédito
      • 14.1.2.1. 1 documento intercambiado + 1 documento intercambiado
      • 14.1.2.2. 1 forma de pago + 1 forma de pago
    • 14.1.3. Las Formas de pago son las siguientes:
    • 14.1.3.1. Efectivo
    • 14.1.3.2. Cheque
    • 14.1.3.3. Tarjetas de crédito
  • 14.2 Para obtener una lista de las tarjetas de crédito que acepta Southwest Airlines, visite la página de la ARC.
  • 14.3. No se acepta Paypal para pagos a través de canales del GDS 

15. Southwest Airlines no permite el uso de tarjetas de Agentes de boletos para pagos en el GDS.

16. Asiento adicional

  • 16.1. Para Pasajeros que soliciten un asiento adicional (Clientes de mayor tamaño, equipos grandes tales como un instrumento, etc.) se puede emitir el boleto de la reservación sin el asiento adicional a través del GDS. Los Pasajeros pueden solicitar un asiento adicional mediante alguna de las siguientes opciones: 
    • 16.1.1. Llamar al  1-800-435-9792 para reservar el asiento adicional
    • 16.1.2. Visitar el mostrador de boletos de Southwest Airlines en el aeropuerto antes de la salida
  • 16.2 Para obtener más información acerca de la política de asiento adicional de Southwest, visite  https://www.southwest.com/html/customer-service/faqs.html?topic=extra_seat_policy

17. Restricción sobre la revalidación de boletos 

  • 17.1. Southwest Airlines no permite a los Agentes de boletos revalidar boletos. Todos los intercambios se deben realizar como una nueva emisión del boleto.

18. Restricción sobre boletos reembolsables y con una nueva emisión

  • 18.1. Las agencias de viaje pueden realizar una nueva emisión de un boleto y procesar el reembolso en la forma de pago original. Una agencia de viajes diferente no podrá realizar el reembolso o la nueva emisión
  • 18.1. Todos los reembolsos se deben procesar en la(s) forma(s) de pago original(es)

19. Cambios voluntarios

  • 19.1. Política de cancelación y cargo por cambio
    • 19.1.1. Southwest Airlines no cobra cargos por cambios o cancelaciones. Sujeto a diferencia de tarifa e impuestos.
  • 19.2. Pérdida de control del Agente de boletos y reembolsos después de una nueva emisión de Southwest Airlines
    • 19.2.1. Los agentes de boletos no podrán reembolsar ni intercambiar boletos que ya tienen una nueva emisión de Southwest Airlines. Los intercambios y cancelaciones posteriores deberán ser realizados por agentes de Southwest Airlines o a través de canales directos de Southwest Airlines
    • 1.1.1.1. Los fondos de los boletos emitidos o reemitidos por Southwest Airlines serán reutilizables en la forma de fondos para viajes de Southwest Airlines, que se pueden aplicar a viajes futuros reservados a través de los canales directos de Southwest Airlines.
      • 19.2.1.2.1. Si un Agente de boletos tiene dudas sobre la gestión de fondos después de una nueva emisión de Southwest Airlines, debe contactarse con Southwest Airlines al 1-800-435-9792

20. Políticas de cancelación e intercambio:

  • 20.1. Cancelaciones de boletos
    • 20.1.1. Las cancelaciones se pueden realizar en el GDS o los canales directos de Southwest Airlines.
      • 20.1.1.1. Los Pasajeros pueden cancelar sus reservaciones en Southwest.com y otros canales directos. Esto dejará el boleto en estado abierto para que el Agente de boletos lo reembolse o utilice para viajes futuros en el GDS, según las reglas de tarifas aplicables.
      • 20.1.1.2. Las cancelaciones de ida (segmento único) para itinerarios de ida y vuelta del GDS sólo están disponibles a través del GDS o llamando a Reservaciones de Southwest Airlines al  1-800-435-9792.
      • 20.1.1.3. El estado "control del aeropuerto" afectará la capacidad de los agentes para modificar reservaciones. Comuníquese con Southwest Airlines para obtener ayuda
  • 20.2 Intercambios de boletos
    • 20.2.1. Intercambio con cobro adicional
      • 20.2.1.1. Intercambios donde la nueva selección resulte en un total mayor. Los Agentes de boletos deben cobrar el pago adicional al momento del intercambio.
    • 20.2.2. Intercambio con rebaja
      • 20.2.2.1. Boletos Wanna Get Away:
        • 20.2.2.1.1. Cuando un intercambio resulta en una rebaja debido a un total menor, el valor restante se debe emitir en la forma de una MCO no reembolsable, válida sólo en Southwest Airlines, que vencerá en el plazo de un año desde la fecha de emisión.
        • 20.2.2.1.2. Las transacciones de intercambio con rebaja con saldo remanente no deben considerarse un "intercambio parejo" y los saldos no deben clasificarse como cargos administrativos o multas. Se debe emitir una MCO por los fondos para viajes restantes. Se emitirá una nota de débito a las Agencias que no coloquen los saldos restantes de $25 o más en una MCO para uso futuro del Pasajero.
      • 20.2.2.2. Boletos Business Select y Anytime tickets:
        • 20.2.2.2.1. Los Agentes de boletos que originalmente emitieron un boleto reembolsable (Business Select/Anytime) pueden reembolsar el valor residual en la forma de pago original o mantener ese valor residual como una MCO, válida sólo en Southwest Airlines, que vencerá en el plazo de un año desde la fecha de emisión. Para obtener más información, consultar las reglas de tarifas completas de la tarifa original en el boleto original aquí:  https://www.southwest.com/html/air/fare-information.html.
    • 20.2.3. Intercambio parejo
      • 20.2.3.1. No se permite la revalidación de boletos de intercambio parejo en el GDS. Se deberán volver a emitir los boletos.
    • 20.2.4. Intercambio de boletos completados parcialmente
      • 20.2.4.1. Cuando se intercambia un itinerario que se completó parcialmente, intercambiar sólo los cupones no completados y fijar el precio del itinerario al seleccionar sólo los segmentos no completados. El intercambio de cupones completados podría resultar en puntos Rapid Rewards no acumulativos y una posible evaluación de nota de débito.

21. Boletos Business Select y Anytime 

  • 21.1. Las Agencias de viajes sólo pueden reembolsar boletos emitidos por su Agencia
  • 21.2. Los boletos no son transferibles
  • 21.3. Los reembolsos sólo se pueden emitir en la forma de pago utilizada para comprar el boleto
  • 21.4. Se permiten reembolsos dentro del año posterior a la fecha de emisión original del boleto
  • 21.5. Todos los reembolsos se deben realizar a través de ARC IAR.
  • 21.6. Se permiten reembolsos parciales si se combinan con tarifas Wanna Get Away
    • 21.6.1. Para boletos con tarifas Business Select/Anytime y Wanna Get Away, se permite a los Agentes de boletos reembolsar la porción Business Select/Anytime del boleto. La porción Wanna Get Away se debe intercambiar por una MCO válida por un año desde la fecha de emisión

22. Boletos Wanna Get Away

  • 22.1. Las reservaciones Wanna Get Away que se cancelen al menos 10 minutos antes del horario de salida son elegibles para un intercambio, pero no son transferibles
    • 22.1.1. Los boletos Wanna Get Away se deben intercambiar por una MCO
    • 22.1.2. Los Agentes de boletos sólo pueden reembolsar impuestos y cargos cobrados en boletos Wanna Get Away e internacionales donde lo exija la ley
    • 22.1.3. Órdenes de pagos diversos (MCO):
      • 22.1.3.1. Las MCO no se pueden reemplazar si se pierden, son válidas por un año desde la fecha de emisión y no se pueden transferir de un Pasajero a otro

23. Política de corrección de nombres

  • 23.1. Southwest Airlines no permite correcciones de nombres ni cambios en reservaciones con boleto a través del GDS
  • 23.1.2. Las correcciones de nombre y los cambios requieren que el Agente de boletos cancele la reservación y vuelva a reservar
  • 23.1.3. Si corresponde, el Agente de boletos puede anular y reembolsar el boleto original y crear una nueva reservación
  • 23.1.4. Para obtener ayuda, comuníquese con Southwest Airlines al 1-800-435-9792

Check-In

24. EarlyBird Check-In

  • 24.1 La compra de EarlyBird no es necesaria para Pasajeros con estatus de Lista A/Lista A Preferente, una tarifa Business Select o que necesiten embarque anticipado (consulte la política completa de Southwest Airlines  aquí)
  • 24.2. EarlyBird Check-In se puede comprar para boletos emitidos por el GDS a través de los canales directos de Southwest Airlines. Para obtener más información, consulte  https://www.southwest.com/html/customer-service/faqs.html?topic=earlybird_checkin
    • 24.2.1 EarlyBird no es reembolsable. En caso de cancelación de un vuelo de Southwest Airlines, el monto pagado por EarlyBird se reembolsará automáticamente en la forma de pago original. No se permite a los Agentes de boletos reembolsar compras de EarlyBird.
    • 24.2.2 Los boletos con EarlyBird que se intercambien con más de 36 horas de anticipación al horario de salida del vuelo conservarán el atributo de EarlyBird Check-In.  Los intercambios realizados dentro del plazo de 36 horas, perderán el atributo de EarlyBird Check-In.
    • 24.2.3. Para comprar EarlyBird para reservaciones en las que el Pasajero tiene boletos/segmentos en aerolíneas diferentes a Southwest Airlines, el Pasajero debe llamar a Southwest Airlines al  1-800-435-9792

25. Compra de EarlyBird en Amadeus GDS

  • 25.1. EarlyBird se puede reservar en Amadeus GDS a través de una Solicitud de Servicio Especial (SSR), pero se cancelará después de 2 horas si no se concreta la compra
  • 25.2. La forma de pago es a través de tarjeta de crédito únicamente
  • 25.3. Los EarlyBird EMD deben asociarse uno por O&D
  • 25.4. El Agente de boletos puede intercambiar y volver a asociar los EarlyBird EMD en Amadeus GDS hasta 36 horas antes de la salida. Los intercambios de EarlyBird en Amadeus GDS entre las 25 y 36 horas antes de la salida no se podrán completar en Amadeus GDS. Sin embargo, los Agentes de boletos pueden comunicarse con Southwest al 1-800-435-9792 para solicitar la reasociación de EarlyBird a un nuevo vuelo si procesan el intercambio entre las 25 y 36 horas antes de la salida
  • 25.5. Se permiten anulaciones en el mismo día para compras de EarlyBird EMD
  • 25.6. Los EarlyBird EMD no son reembolsables

Interrupciones en el servicio / Operaciones irregulares (IROP)

26. Política de IROP

    • 26.1 A los efectos de esta política, una operación irregular ("IROP") es la demora o cancelación de un vuelo de Southwest Airlines dentro de las 72 horas de la salida programada original.
  • 26.2 Procedimientos para la designación de asientos
  • 26.3 Notificaciones de cancelaciones y demoras de vuelos:
    • 26.3.1 Los Clientes pueden recibir las siguientes notificaciones para cambios en la operación de un vuelo programado de Southwest Airlines:
      • 26.3.1.1 Cancelación del vuelo
      • 26.3.1.2 Demora en la salida del vuelo
      • 26.3.1.3 Reprogramación del vuelo

27. Cambios de itinerario y política de revalidación/nueva emisión de boletos

  • 27.1 Si Southwest Airlines cambia el itinerario operativo de un vuelo fuera de las 72 horas anteriores a la salida, Southwest Airlines volverá a reservar al Pasajero en un nuevo itinerario y pondrá en la cola el PNR para que el Agente de boletos tome alguna de las siguientes medidas:
    • 27.1.1 Acepte el cambio de itinerario al realizar una nueva emisión del boleto como un intercambio parejo usando el código de exención correspondiente
    • 27.1.2 Vuelva a reservar los segmentos afectados por única vez como un intercambio parejo (dentro de los 14 días de la fecha programada original, mismo producto de tarifa).
      • 27.1.2.1. Los Agentes de boletos deben ingresar el siguiente formato de aprobación al hacer la revisión de un intercambio en una reservación en la cola de cambios de itinerario para evitar una nota de débito:
        • 27.1.2.1.1. WAIVESC1234061871
          • 27.1.2.1.1.1. Ingresar "WAIVESC" para indicar que esta nueva emisión es el resultado de un cambio de itinerario avanzado
          • 27.1.2.1.1.2. Luego ingresar el número de vuelo de 4 dígitos del vuelo afectado (anteponiendo los ceros si es necesario)
          • 27.1.2.1.1.3. Insertar la fecha afectada de 6 dígitos en el formato mes-día-año (por ejemplo, 061871 para el 18 de junio de 1971)
    • 27.1.3. Cancelar el PNR y reembolsar la totalidad del boleto
      • 27.1.3.1. Los Agentes de boletos deben ingresar el siguiente comando de reembolso si el Pasajero solicita cancelar y reembolsar su reservación después de un cambio de itinerario:
        • 27.1.3.1.1. SC1234061871
          • 27.1.3.1.1.1. Usar "SC" para indicar que esta nueva emisión es el resultado de un cambio de itinerario avanzado.
          • 27.1.3.1.1.2. Luego ingresar el número de vuelo de 4 dígitos del vuelo afectado (anteponiendo los ceros si es necesario) después de "SC"
          • 27.1.3.1.1.3. Insertar la fecha del vuelo original en el formato mes-día-año (por ejemplo, 061871 para el 18 de junio de 1971)
  • 27.2 Los Agentes de boletos pueden volver a reservar un boleto hacia/desde los siguientes aeropuertos con coterminal para proporcionar la mejor nueva designación de asiento al Pasajero:
    • 27.2.1. Aeropuertos en el área de Los Ángeles
      • Burbank-Hollywood Airport - BUR
      • Long Beach - LGB
      • Los Ángeles - LAX
      • Ontario/LA - ONT
      • Orange County/Santa Ana - SNA
    • 27.2.2 Aeropuertos en el área de Washington, D.C. 
      • Baltimore/Washington - BWI
      • Washington (Dulles) – IAD
      • Washington (Reagan National) – DCA
    • 27.2.3 Aeropuertos en el área de Boston 
      • Manchester, NH – MHT
      • Providence, RI – PVD
    • 27.2.4 Aeropuertos en el área de las playas del noroeste de Florida
      • Panama City Beach – ECP
      • Pensacola, FL – PNS
    • 27.2.5 Aeropuertos en el área de San Francisco 
      • Oakland – OAK
      • San Francisco – SFO
      • San José, CA - SJC
    • 27.2.6 Aeropuertos en el área de Miami
      • Fort Lauderdale/Hollywood, FL – FLL
      • West Palm Beach - PBI

28. Alertas de viaje con códigos de exención

  • 28.1 Las situaciones que afectan a múltiples vuelos pueden hacer que Southwest Airlines genere un código de exención para que los Agentes de boletos puedan volver a designar un asiento al Pasajero según sea necesario.
    • 28.1.1 Nota: si un boleto ya tiene una nueva emisión de Southwest Airlines, todos los cambios deberán ser realizados por agentes de Southwest Airlines.
  • 28.2 Los códigos de exención de las alertas de viaje se pueden encontrar aquí:  https://southwest.com/html/historical-waiver/
    • 28.2.1. Tenga en cuenta los parámetros de cada código de exención en relación a las fechas, ciudades y permisos para volver a reservar. Están sujetos a cambios sin previo aviso y las modificaciones que se realicen fuera de las condiciones autorizadas pueden resultar en una nota de débito.
  • 28.3 Si un Pasajero solicita un cambio en su itinerario y su boleto se encuentra dentro del marco de las condiciones del código de exención, el Agente de boletos puede: 
    • 28.3.1 Volver a reservar al Pasajero en un nuevo itinerario y hacer una nueva emisión del boleto sin diferencia de tarifa agregando el código de exención en el campo de aprobación.

Notificación móvil (NM) de interrupciones en el servicio que afectan viajes

  • 29. Puede haber casos en los que se notifique a un Cliente a través de su dispositivo móvil sobre una interrupción específica del servicio en una ciudad o aeropuerto que afecte su reservación actual. Debido a que este tipo de excepción tiene un impacto mínimo en nuestro itinerario general de vuelos, no se publicará una Exención dinámica. En caso de que el Cliente reciba una notificación "Móvil" que indique el ofrecimiento de un cambio en la fecha o el horario del vuelo por única vez, utilice el siguiente procedimiento de Exención: 
    • 29.1. Vuelva a reservar el segmento afectado por única vez como un intercambio parejo (dentro de las 24 horas de la fecha programada original para el mismo producto de tarifa)
    • 29.2. Los Agentes de boletos deben ingresar el siguiente formato de aprobación al hacer la revisión de una reservación en la notificación móvil para evitar una nota de débito:
      • 29.2.1.1. WAIVEMN1234010120
        • 29.2.1.1.1. Ingresar "WAIVEMN" para indicar que la Exención está relacionada con una notificación móvil
        • 29.2.1.1.2. A continuación, ingresar el número de vuelo de 4 dígitos del vuelo original (anteponiendo los ceros si fuera necesario)
        • 29.2.1.1.3. Luego, ingresar la fecha de viaje original como 010120 = 2 dígitos mes 2 dígitos día 2 dígitos año
    • 29.3. Los cambios en el mismo día deben ser iniciados por Southwest Airlines para comenzar la nueva emisión del boleto, por lo tanto, el Agente de boletos ya no tendrá control sobre el boleto

Auditoría y notas de débito

30. Aviso de la aplicación de la política de reservación

  • 30.1 Southwest Airlines auditará todas las reservaciones del GDS para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos. El incumplimiento de las políticas y procedimientos para la emisión de boletos resultará en la emisión de una nota de débito que se enviará a través de ARC Memo Manager por el valor del incumplimiento en la emisión de boletos, $75 por el incumplimiento en las reservaciones o $50 por el incumplimiento de las políticas, más cargos por servicio. Southwest Airlines puede revocar la capacidad del Agente para reservar y emitir boletos del inventario de Southwest Airlines, y responsabiliza a los Agentes por las medidas que adopten, tanto ellos como sus empleados o subagentes.

31. Política de notas de débito e información sobre incumplimientos

  • 31.1 Para las transacciones del GDS, Southwest Airlines utiliza ARC Memo Manager para la emisión, correspondencia e informe de las Notas de Débito a la Agencia ("ADM")
    • 31.1.1. Por preguntas o inquietudes que no puedan resolverse a través de Memo Manager, el Agente de boletos puede comunicarse con Servicios B2B de Southwest Airlines al 1-214-792-6777
  • 31.2. Prácticas de reservación que resultarán en la emisión de una nota de débito:
    • 31.2.1 Reservaciones duplicadas
      • 31.2.1.1. Una reservación duplicada está compuesta por el mismo Pasajero, fechas de viaje, par de ciudades e itinerario. Los Agentes de boletos no deben generar reservaciones duplicadas para un pasajero en PNR diferentes
      • 31.2.1.2 Los Agentes de boletos no deben crear múltiples itinerarios y, de este modo, bloquear varios vuelos cuando dichos itinerarios sean imposibles de completar
    • 31.2.2 Cancelación de clientes
      • 31.2.2.1 Los Agentes de boletos deben evitar cancelar y volver a reservar reiteradamente.
        • 31.2.2.1.1. Southwest Airlines comprende que una pequeña cantidad de estas prácticas forman parte del proceso de emisión de boletos; sin embargo, cancelar y volver a reservar más de 3 veces el mismo segmento se considerará un intento de eludir TTL o alcanzar productividad en el GDS
    • 31.2.3 Segmentos inactivos
      • 31.2.3.1 Es responsabilidad del Agente de boletos controlar las listas y liberar los segmentos inactivos con códigos de estado HX, UN, UC, NO, SC, TK, TL, TN, UU, US, PN, WL, WN, DL, DS, IX, MM, RM, GL o WK de la reservación.
    • 31.2.4 Nombres ficticios y otras reservaciones especulativas
      • 31.2.4.1. Se solicita a los Agentes de boletos evitar hacer reservaciones con nombres ficticios con la intención de bloquear el inventario
        • 31.2.4.1.1. Los siguientes son ejemplos de nombres ficticios:
          • Mouse/Mickey
          • Obama/Barack
          • Test/Charlie
          • GTRP/XXXX
      • 31.2.4.2. Está prohibido crear PNR en directo con fines de capacitación o prueba, puesto que está acción bloquea el inventario y consiste en el incumplimiento de nuestra política de reservación
        • 31.2.4.2.1. Dichas reservaciones incluyen el uso de un apellido seguido de iniciales:
          • Smith/A/B/C
          • Lee/A/S/D/F
          • Johnson/X/Y/Z)
      • 31.2.4.3. Las reservaciones para celebridades o famosos pueden ser genuinas; sin embargo; Southwest Airlines puede tomar medidas después de la evaluación y revisión de un patrón de reservaciones
      • 31.2.4.4 Debido a que no existe la necesidad comercial de una reservación ficticia, se emitirá una ADM incluso si se encuentra una sola reservación ficticia.
  • 31.3. Southwest Airlines utilizará ARC Memo Manager para comunicar y hacer un seguimiento del pago de las notas de débito que creen una Nota de Débito a la Agencia ("ADM") por varias razones, que incluyen, pero no se limitan, las que se listan a continuación

    Incumplimientos de las políticas y la emisión de boletos;

    • Incumplimientos de las reglas de tarifas
    • Reembolso de Early Bird
    • Cambios o correcciones de nombres
    • Incumplimientos de reembolso o nueva emisión de la Agencia de viajes
    • Códigos de exención faltantes o inválidos
    • Compra de asiento extra en el GDS
    • Reembolsos de tarifas e impuestos no reembolsables
    • Uso o reembolso de boletos vencidos y MCO
    • No se aceptan comisiones
    • Errores de impuestos
    • Reversiones de cargos de tarjeta de crédito
    • Reembolso a FOP incorrecto
    • No emisión de una MCO por rebaja
    • Alteración del código de la base de tarifa
  • 31.4 Cargo por servicio de notas de débito
    • 31.4.1 El cargo por servicio asociado es de $25 por ADM emitida.

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